На каждом этапе развития проекта применяются собственные инструменты управления. Это могут быть диаграммы, схемы, методики анализа рисков и многие другие. Подобные методики позволяют объективно оценить состояние проекта и скорректировать развитие.

Наряду с различными методиками, подходами к управлению проектами существуют и конкретные инструменты для получения обратной связи. Имеются в виду формализованные способы (процедуры), которые позволяют получить информацию о качественных или количественных характеристиках проекта на данный момент. Это могут быть опросные листы, диаграммы, формулы для расчетов и т.п.

Инструменты управления на этапе инициации

Начало (инициация) проекта представляет собой одну из наиболее важных фаз, от успеха реализации которой во многом зависит достижение планируемых целей. Именно на этой стадии наиболее велика степень неопределенности задач, методов их выполнения, траектории движения.

Поэтому эффективным инструментом управления в таких условиях является составление паспорта (устава) проекта, который разрабатывается экспертами в тесном сотрудничестве с администрацией. В документе прописываются такие сведения:

• обоснование необходимости проекта;
• определение общей цели и конкретных задач, необходимых для ее достижения;
• конкретное описание результатов в виде показателей, которые нужно достичь;
• описание всех участников бизнеса и их функциональных обязанностей;
• описание критериев успеха, по которым будет оцениваться эффективность работы участников.

Особенности менеджмента на этапе планирования

Планирование представляет собой процедуру составления дорожной карты проекта – траектории его движения от начала до конца с описанием задач на каждой стадии. Инструментами управления на этой стадии являются:

1. СДР – структурная декомпозиция работ. Представляет собой подход, в соответствии с которым весь объем работы разделяется на определенное количество мелких, достаточно простых и понятных этапов (подпроектов). Все эти элементы описываются не простым перечислением, а в виде абстрактной схемы, отражающей саму структуру и взаимосвязь всех этапов.
2. Диаграмма Ганта – наглядный инструмент управления, представляющий собой график в виде столбцов, идущих вдоль оси времени. Диаграмма позволяет увидеть, в какое время будет выполняться та или иная задача, пересекается ли она с другими пунктами плана. Благодаря наглядности схемы удается максимально точно распределить ресурс времени, расставить приоритеты и понять, насколько реалистичны планы уложиться в те или иные сроки.
3. Инструменты, позволяющие эффективно управлять рисками – это целая группа методик, включающих в себя опросные листы, диаграммы причин и следствий событий, SWOT-анализ. Эти способы используются для составления абстрактных схем, которые помогают определить влияние разных факторов на выполнение проекта.

Контроль на этапе реализации

На этом этапе инструменты управления представляют собой унифицированные методики, основным видом которых является отчетность. Форма документа составляется с учетом:

• критериев оценки;
• особенности передачи данных (качественные или количественные показатели, объем информации);
• периодичности предоставления (ежедневно, еженедельно и т.п.).

В форме отчетности всегда указывается ответственный за составление и ответственный за передачу документа (как правило, это одно лицо).

Инструменты управления на завершающей стадии

На этом этапе применяется составление итогового отчетного документа, в котором отражаются данные:

• о фактических количественных и качественных достижениях;
• критериях оценки успешности;
• расхождении фактических показателей с планировавшимися;
• причинах этих расхождений;
• плана по коррекции итогов (при необходимости).

Автоматизированные сервисы управления

Перечисленные инструменты часто объединяются в единые системы онлайн-сервисов, что делает их применение особенно удобным. Разрабатывается программное обеспечение, которое позволяет контролировать ход выполнения проекта в режиме реального времени и любой точки. К таким сервисам относятся:

• Мегаплан;
• TeamLab Office 7.5;
• TeamBridge;
• MS Project;
• Planzone и многие другие.

Такие онлайн-сервисы служат не только техническим средством контроля работы, но и виртуальной средой для общения его участников – своеобразными социальными сетями корпоративного уровня. Оперативность обмена данными позволяет наладить управление бизнес-процессом и значительно сокращает издержки на организацию труда.

Дата публикации: 26/02/2018