Особенности работ по вводу данных и сканированию документов

Научно-технический процесс в виде компьютеризации уже достаточно давно функционирует в Западных странах. В России она начала свои робкие шаги только в 90-е годы прошлого века. Это стало причиной того, что еще и в наши дни не все компании в полной мере перешли на автоматизированный набор текстов. Даже на крупных предприятиях с современным промышленным оборудованием служебные записки и заявления персонал до сих пор пишет от руки. С первого взгляда это обычные рабочие моменты. Но в реальности, когда через 5-6 лет интересует аспекты монтажа определенного объекта, взять документацию просто неоткуда. Этот простой пример отлично иллюстрирует всю глубину проблемы.

Осложняется ситуация еще и тем, что есть документы, которые по закону хранятся не более трех лет. Законодатель не в состоянии описать все обстоятельства с бумагами, потому предлагает для них универсальные сроки архивирования. Но иногда возникает необходимость поднять записи и более старого периода. Как быть если они уничтожены? Отличным выходом является возможность сохранения их на цифровых носителях. Для чего понадобится предварительно текст туда перенести. Сканирование документов так называется эта процедура.

Современный рынок гаджетов и оборудования для работы с документов позволяет делать:

• цветные и черно-белые копии;
• систематизацию отсканированных данных;
• сохранение их в памяти сервера или на носителях.

Указанный функционал реален, но только если применяется профессиональное сканировочное оборудование. Возникает закономерный вопрос: так почему же им не обзавестись? Ответ прост. Оно стоит недешево. Равно, как его профилактика, ремонт и расходные материалы для его работы. Необходимо нанимать отдельных специалистов или обучать своих сотрудников для обслуживания агрегатов. А это затратно, да и места такие устройства занимают немало.

Особенно бесполезным подобное оборудование является с учетом эпизодического использования. Когда в электронном виде нужно сохранить всего несколько тысяч документов, так и лишние затраты не к чему.

На особое внимание заслуживают и рукотворные документы, которые нужно не просто отсканировать, а их текст в электронном виде должен попасть в базы или прочие систематизированные каталоги.

Ввод данных в этом случае вполне может решить описанные проблемы. В этом вопросе абсолютно не потребуется дополнительное и дорогостоящее оборудование. Достаточно одного сотрудника, который с 8 до 17 будет набирать ветхие документы, вбивая их содержание в текстовом редакторе на компьютере. Но это чревато срывом трудового процесса. Ведь работник на такие манипуляции может потратить неделю и даже пару месяцев.

Все описанные случаи объединяет одно – затраты по деньгам и времени можно оптимизировать. Для этого функционируют специализированные компании. Их профессионалы за весьма скромную плату и отсканируют, и введут, и сохранят информацию на цифровых носителях. Авторитетные фирмы гарантируют качество.

Дата публикации: 13.02.2016

Все новости раздела